Zpráva nemá obsahovat všechno, co o zakázce víte. Má pomoci adresátovi pochopit, zkontrolovat nebo rozhodnout konkrétní věc. Před psaním si tento účel pojmenujte.
Jak postupovat
Zvolte konkrétní předmět, krátce připomeňte souvislost a uveďte podstatnou informaci. Požadujete-li několik odpovědí, oddělte otázky do bodů. Přílohy pojmenujte srozumitelně a ověřte jejich správnou verzi. Důležitý pokyn neschovávejte do dlouhého odstavce.
Co si ohlídat
Termín má vycházet ze skutečné potřeby. Pokud se plán změnil, vysvětlete důvod a dopad na pokračování. Citlivé podklady předávejte dohodnutým způsobem. Čtenář nemusí znát interní debatu kanceláře, ale musí rozumět tomu, co se od něj očekává.
Vyzkoušejte v praxi
Podtrhněte v rozepsaném e-mailu větu, která určuje další krok. Pokud chybí, doplňte ji. Potom odstraňte informace, které nepomáhají účelu ani pochopení souvislostí, a znovu zkontrolujte adresáta i přílohy.
