Rychlost neznamená dodat úplnou odpověď bez podkladů. Klient potřebuje vědět, že dotaz dorazil, kdo jej řeší a jak bude pokračování vypadat. Slib musí odpovídat skutečným možnostem.
Jak postupovat
Jednoduchý dotaz vyřiďte přímo. Při ověřování stručně řekněte, co zjišťujete. Termín neslibujte bez ohledu na dostupnost dalších podkladů. Jakmile jej dohodnete, vložte ho mezi úkoly. Příchozí zpráva není sama o sobě spolehlivou evidencí závazku.
Co si ohlídat
Při prodloužení se ozvěte ještě před slíbeným termínem. Klient potřebuje stav a další postup, ne celý popis interních komplikací. Převzetí úkolu kolegou ověřte. Přeposlaný e-mail bez zadání nemusí znamenat, že se odpověď skutečně připravuje.
Vyzkoušejte v praxi
Napište vlastní potvrzení přijetí a zvlášť zprávu o posunu termínu. Nechte prostor pro konkrétní věc a datum. Před použitím vždy ověřte, zda slíbený postup opravdu zajistíte a nepřenášíte pouze starý text.
